Mengurangi Point Reward Dari Customer RENE2

Apabila Anda pengguna RENE2, bisa terjadi kondisi dimana penjualan yang dikenakan promo dengan syarat customer mendapat point reward, ternyata diretur. Sehingga Anda harus mengurangi point reward yang sudah terkumpul atas customer bersangkutan sebanyak sekian point. Bagaimana cara untuk menguranginya ? Berikut ini langkah-langkahnya.

• Dari RENE Admin, di menu Persediaan | Barang, silahkan buat item baru dengan tipe Non Inventory Part
• Pada bagian Info Tambahan, di Penukaran Point isikan angkanya sebesar point reward yang akan dikurangkan
• Selanjutnya untuk mengurangi point reward customer dari menu Pelanggan | Penukaran Point | Buat
• Isikan nama pelanggan dan item yang dipilih adalah item pengurang reward tadi, kemudian klik Simpan
• Otomatis nilai reward yang dimiliki customer akan berkurang sebesar nilai reward pengurang yang telah dibuat

Apabila database RENE2 Anda mengalami kerusakan, sedangkan yang Anda miliki hanya file GBK dari database tersebut, berikut ini langkah-langkah untuk merestore file GBK RENE Anda menjadi data GDB.

• Anda buka RENE Hardware terlebih dahulu dari Start | All Programs | CPSSoft | RENE2 | RENE Hardware Setup.

• Pada bagian Koneksi, Anda setting terlebih dahulu menuju Database Sample, caranya dengan click Browse dan pilih database sampel yang secara default berada di C:\Program Files\CPSSoft\RENE2Server\Sample. Anda pilih salah satu database sampel yang ada, bisa tipe Retail, Salon, Apotik, ataupun Resto, lalu click Tes Koneksi.

• Apabila dikonfimasi Database Berhasil Terkoneksi, silahkan tekan Selesai.

• Langkah selanjutnya Anda buka RENE Administration dari Start | All Programs | RENE2 | RENE Administration.

• Masukkan User ID dan Password nya yaitu 123456 (default), lalu click pada menu Perusahaan | File Database | Restore.

• Tentukan pada bagian field Nama File Backup dengan Alamat dan Nama file GBK yang akan direstore, sedangkan pada field Nama File Restore tentukan Alamat dan Nama Database hasil restorenya.

• Selanjutnya click Restore dan tunggu hingga dikonfirmasi selesai.

• Setelah berhasil, Anda set kembali dari RENE Hardware Setup pada bagian Koneksi, dengan alamat dan nama file GDB hasil restore tersebut.

• Selanjutnya Anda dapat membuka file hasil restore tadi dari RENE Administration ataupun RENE Cashier untuk memastikan kondisi

Berikut ini solusi jika pada RENE 2 mengalami kejadian cetak struk berhenti sampai item ke 60, padahal transaksi yang sedang di print lebih dari  60 item :

• Set pada bagian RENE Hardware Anda untuk pilihan Printer yang Anda gunakan, dan pada bagian Tipe Printer pilih Desk Printer, klik button Selesai.

Print lebih dari 60 Item di RENE2, hasil cetak struk berhenti di item ke 60

• Selanjutnya Anda masuk ke RENE Administrator, dan klik Menu Design | Cetak Struk. Lalu pilih Ambil File, dan tentukan rancangan ke pilihan Dotmatrix (Rancangan akan mengikuti informasi jenis bidang usaha). Lokasi rancangan ada di C:\Program Files\CPSSoft\RENE2Server\DefaultPrintLayout.

L

Upgrade Ke Versi 4

Selain dengan cara membawa data v3 ke versi 4, bagi pengguna ACCURATE yang upgrade ke versi 4, cara lain yang lebih disarankan adalah membuat database baru di versi4 dengan saldo awal dari data versi3. Benefit nya jika kita membuat database baru di versi 4 Performance/kecepatan data akan lebih baik karena data masih baru dan belum ada transaksi.

Berikut ini dijelaskan langkah-langkah membuat database baru di versi 4 dengan mengambil table-table dan saldo awal dari GDB v3 seperti Chart of Account(daftar Akun), Items(Barang dan Jasa), Customer(Pelanggan), Vendor(Pemasok) dan Fixed Asset.

Create New Database

Jalankan Accurate v4, ditampilan Welcome to ACCURATE4, pilih  Create New Company seperti contoh pada gambar :

Klik Ok, dan tunggu proses Create database selesai. Setelah selesai akan diminta login, untuk pertama kali kita login dengan User Name dan Password Supervisor, klik Ok. Setelah Data terbuka, akan ditampilkan Quick Setup, pilih bahasa yang mau digunakan lalu Next. Lalu pilih Advance Setup, Next.

Daftar Mata Uang(Currency)

Daftarkan semua Mata Uang yang akan digunakan dalam transaksi di database ini, seperti contoh pada gambar dibawah ini.

Company Information, pada halaman ini lengkapi Nama Company, Alamat, Start Date misal isi dengan 31/12/12, Default Currency pilih IDR(Rupiah).

Company Tax Information, isi informasi Nama Perusahaan dll yang digunakan untuk lapor pajak. Setelah selesai click Next.

Daftar Akun(Chart of Account)

Pilih menu Click Here to Import from File. Di tampilan Import GLAccount From File, isi File Name dengan alamat data GDB versi3(data harus ada di komputer local tempat kita buat database baru, kita tidak bisa browse ke data yang ada di lokasi komputer lain), klik buttonExtract Data yang ada disamping. Double klik Currency yang ada di kolom Define to Field Name, lalu lakukan pemetaan untuk masing-masing currency, setelah selesai klik Ok, kemudian click button Import Data.

Setelah proses Import selesai, kembali di halaman Chart of Account, dibagian bawah isi untuk field :

Opening Balance Equity, dengan account Saldo Awal/Opening Balance Equity.

Retained Earnings Account, isi dengan account Retained Earnings, dimana kita mau alokasikan Laba Ditahan yang menampung laba/rugi saat ACCURATE otomatis melakukan tutup buku.

Lalu di daftar akun hasil Import tsb, untuk akun-akun seperti Inventory(Persediaan), Account Receivable(Piutang Usaha), Account Payable(Hutang), Fixed Asset dan Accumulated Depreciation, untuk Opening Balance nya hapus nilainya. Mengapa? Karena nanti nya kita akan import daftar Item, Customer, Vendor dan Fixed Asset berikut saldo awal nya, jadi supaya tidak double.

Currency Default Account, secara otomatis dibuatkan akunnya saat kita membuat Currency/mata uang.

Other List

Terms of Payment, isi dengan Terms yang kita gunakan jika ada. Dapat dilihat dari data versi 3 di List | Others | Terms. Saat mengisi halaman ini, cukup isi kolom Discount%, Discount Days dan Net Due In lalu Enter ke bawah, maka bagian Name akan langsung muncul. Untuk C.O.D isi 0 semua lalu enter ke bawah.

Taxes, Isi dengan Kode Pajak untuk PPn.

Daftar Customer & Vendor

Cust Type & Shipment, sebelum kita import daftar Customer dan Vendor, kita lengkapi terlebih dahulu bagian Customer Type dan Shipment jika ada, setelah itu click Next.

Customer(Pelanggan), di halaman Customer, pilih Click Here to Import From File, di tampilan Import Customer from File pada bagianFile Name isi dengan alamat file gdb versi 3 berada, lalu klik button Extract Data.

Lakukan Pemetaan data di kolom Define to Field Name untuk First Tax, Second Tax(jika ada), Tax Type, Currency, Term, Customer Type dan Salesman(Jika ada, sebelum Import Customer, kita keluar dulu dari Quick Setup save changes pilih Yes, lalu ke List – Others – Salesman, listing nama Salesman disini, setelah itu baru ke menu Setup – Quick Setup untuk import Customer). Cara lakukan pemetaan dengan double-click First Tax misal, lalu definisikan kode pajak bawaan dari versi 3, di versi4 kode pajak tsb adalah kodepajak yang mana. Setelah selesai click button Import Data.

Vendor(Pemasok), di halaman Customer, pilih Click Here to Import From File, di tampilan Import Vendor from File pada bagian File Name isi dengan alamat file gdb versi 3 berada, lalu klik button Extract Data.

Lakukan Pemetaan data di kolom Define to Field Name untuk First Tax, Second Tax, Currency dan Terms. Setelah selesai melakukan pemetaaan click button Import Data.

Inventory(Persediaan)

Warehouse, jika kita menggunakan Multi Warehouse, daftarkan nama-nama Warehouse yang kita gunakan.

Item Categories, klik button Click Here to Import From File, di tampilan Import Item Categories From File isi bagian File Name dengan alamat data GDB versi3, lalu click button Extract Data, setelah itu langsung click button Import Data.

Item Default Account, Disini kita membuat default GL Account untuk setiap pembuatan item baru, sehingga kalau kita buat New Item/Barang, GLAccount nya otomatis sudah teriisi sesuai Default Account yang kita buat disini. Namun demikian saat kita buat item jika kita mau rubah, masih bisa rubah setting account nya untuk masing-masing item nya.

Production Default Account(bagi pengguna Accurate versi Enterprise), isi dengan akun Work In Proses, Variance dan default untuk Expense Account(saat kita buat New Conversion Cost dari List – Manufaktur – Conversion Cost).

Cost Method, disini kita pilih metode perhitungan cost Persediaan FIFO atau Average.

Item, klik button Click Here to Import From File, di tampilan Import Item From File isi bagian File Name dengan alamat data GDB versi3, lalu click button Extract Data. Lakukan pemetaan data untuk Item Category, Warehouse(jika ada), Sales Tax Code, Purchase Tax Code, Inventory/Expense Account, Sales Account, Sales Return Account, Item Sales Disc.,COGS, Purchase Return Account, Unbilled GoodsAccount, Project dan Departement (jika ada). Setelah selesai click button Import Data.

Fixed Assets

Fiscal FA, Masuk ke Tab/Halaman Fixed Assets, pertama kita lengkapi Fiscal Fixed Asset terlebih dahulu. Pilih menu Click Here to Import From File, lalu browse dimana alamat data versi3 disimpan, klik Extract Data lalu langsung click button Import Data.

Fixed Asset Type, di halaman ini kita juga import dengan pilih menu Click Here to Import From File, lalu browse dimana alamat data versi3 disimpan, click Extract Data. Lakukan pemetaan untuk Fiscal Fixed Asset Type yang ada di Define to Field Name, setelah selesai click button Import Data.

Fixed Asset, Setelah melengkapi Fiscal FA dan Fixed Asset Type, baru kita Import daftar Fixed Asset, di halaman ini kita Click Here to Import From File, lalu browse dimana alamat data versi3 disimpan, click Extract Data. Lakukan pemetaan di Define to Field Name untukFixed Asset Type. Setelah selesai click button Import Data.

Setelah selesai, pilih Quit di Quick Setup, pilih Yes untuk konfimasi Save Changes.

Import Template

Berikut ini langkah-langkah kita mengimport template untuk kita bisa import template yang sudah kita gunakan di versi 3 ke databaru versi 4 :

• Dari data Accurate 3, kita ke Setup | Form Template | Sales Invoice misal nya, Edit atau double-click template yang dimaksud, clickDesigner, ditampilan Designer tsb ke menu File | Save as, save ke harddisk dimana saja.
• Buka data baru Accurate versi 4, dari Setup | Form Template, click New | Template, Isi Template Name misal dengan nama SI, Template Type pilih Sales Invoice, lalu pilih Layouts Default click Ok.

• Akan muncul tampilan SI Template Selection, click button Import, browse dimana file template hasil Save As di langkah 1 diatas disimpan di harddisk, Open. Akan di tampilkan design bawaan dari v3, Close dan Save. Jika template tsb mau dijadikan default template, kita set dari Setup | Form Template | Sales Invoice, di baris nama template baru tsb, dengan contoh diatas adalah SI, di click kanan pilih “Set as Default Template“, dengan begitu setiap kita buat faktur baru secara default yang digunakan adalah template tsb.
• Untuk template yang lainnya yang mau di import perlakuannya sama, yang perlu di perhatikan Template Type nya waktu kita buat template baru disesuaikan, jika yang mau diimport adalah Delivery Order, maka pilih Template Type Delivery Order.

Catatan :

• Saat kita Import seperti table Chart of Account, Items, Customer, Vendor dan Fixed Asset, saldo awal yang dibawa adalah saldo dari data v3 sampai dengan transaksi terakhir.
• Lakukan Period End dari Activities | Periodik | Period End, misal Start Date kita adalah 31 Desember 2012, maka pilih Periode di tampilan Period End tsb dengan periode Desember tahun nya pilih 2012, kemudian klik Ok. Period End dilakukan untuk menampilkan Saldo awal account Akumulasi Depresiasi Fixed Asset.

Input Saldo Awal Unibilled Receive Inventory atau Barang Belum Tertagih Di Versi 4

Saat ingin menginput saldo awal dari akun Unbilled Receive Inventory atau Barang Belum Tertagih yang berasal dari (Receive Item / Penerimaan Barang), berikut adalah cara untuk menginputnya di ACCURATE.

• Karena nilai di Receive Item berasal dari PO atau Purchase Order (sebelum ada Purchase Invoice) maka proses menginput saldo awal unbilled ini harus melalu PO terlebih dahulu pertanggal cut off.

• Buatkan PO sebanyak kuantitas barang yang belum tertagih, dan isika unit pricenya agar hasil kali unitprice dan kuantitas sebesar nilai unbilled yang diinginkan.

• Tarik PO tadi ke Receive Item, dan isi tanggal Receive Item ini sama dengan tanggal PO nya.

• Selanjutnya jika kemudian hari RI tadi difakturkan, maka cukup buatkan Purchase Invoice dan klik Select R

Input Saldo Awal Good In Transit atau Barang Terkirim Di Versi 4

Saat ingin menginput saldo awal dari akun Good In Transit atau Barang Terkirim yang berasal dari (Delivery Order / Surat Jalan), berikut ini cara menginputnya di ACCURATE.

• Karena proses menginput saldo awal Good In Transit terkait dengan cost yang akan menjadi COGS pada saat nanti di buat sales invoice, maka perlu dibuatkan terlebih dahulu Inventory Adjustment Menambah, dengan inputan kuantitas sesuai dengan Surat Jalan dan Value yang diinginkan nantinya menjadi COGS.

• Adjustment Account isi dengan akun Opening Balance Equity, sehingga terbentuk jurnal Inventory pada Opening Balance Equity.

• Selanjutnya buatkan DO atau Surat Jalan atas item tsb, sehingga terbentuk jurnal Good In Transit / Barang Terkirim pada Inventory.

• Sehingga saldo awal dari Good In Transit akan terisi dari proses DO tersebut.

• Selanjutnya jika kemudian hari DO tadi difakturkan, maka cukup buatkan Sales Invoice dan klik Select DO.

Contoh Daftar Barang dengan Parent untuk di Import

Berikut ini adalah contoh daftar barang dengan Parent(Induk) dalam format xls untuk dapat diimport ke ACCURATE.

Jadi kolom Parent diisi dengan nomor item dari item induk nya. Dan saldo awal diisi di item-item anak, maka otomatis Qty parent akan terupdate.

Untuk bagaimana cara import silahkan simak 

Saldo awal Fixed Asset

FILED UNDER  AKTIVA TETAP, FIXED ASSET, SALDO AWAL, SALDO AWAL AKTIVA TETAP, SALDO AWAL FIXED ASSET

Berikut ini dijelaskan bagaimana menginput Saldo Awal Fixed Asset, yaitu fixed asset yang tanggal beli Fixed Asset-nya sebelum menggunakan ACCURATE atau sebelum tanggal Start Date (Setup | Company Info | Accounting Period, Start Date).

Sebelumnya simak video cara input saldo awal fixed asset disini.

Langkah-langkah nya :

1. Lengkapi Fiscal Fixed Asset Type dari List | Fixed Asset | Fiscal Fixed Asset Type. Fiscal Fixed Asset Type adalah penggolongan penyusutan fixed asset menurut pajak(fiskal) akan menghasilkan perhitungan yang dilaporkan di report Fixed Asset secara fiskal dan juga SPT Badan. Contoh format excel untuk di import dapat di download disini.
2. Buat Fixed Asset Type dari List | Fixed Asset | Fixed Asset Type, sesuai penggolongan yang diperlukan. Contoh format excel untuk di import dapat di download disini.
3. Input Daftar Fixed Asset dengan cara (a)input Fixed Asset satu persatu atau (b)Import daftar fixed asset yang dalam format excel seperti dijelaskan langkah nya di video diatas.

Berikut ini langkah-langkah jika dipilih cara input satu persatu fixed asset berikut saldo awal nya ke Daftar Fixed Asset :

• List(Daftar) – Fixed Asset(Aktiva Tetap) – Fixed Asset List(Daftar Aktiva Tetap), klik New(baru).
• Asset Type pilih Fixed Asset Type yang sudah kita buat sebelumnya, disini juga menentukan masuk golongan mana Fixed Asset tsb secara fiskal.
• Purchase Date di isi dengan tanggal beli dan Usage Date diisi dengan tanggal pakai/kapan mulai disusutkan. Seperti contoh pada gambar berikut,

• Halaman General, Estimated Life isi dengan umur ekonomis secara komersial, Depreciation Method isi dengan metode penyusutannya.
• Asset Account pilih akun fixed asset, Accumulated Depreciation pilih akun Akumulasi Peyusutan dan Depreciation Expense pilih akun biaya penyusutan/amortisasi.
• Pada halaman Expenditure, pilih akun Opening Balance Equity dan isi Amount sebesar Harga Perolehan fixed asset tsb. Seperti pada gambar berikut ini, sehingga saat di save akan menghasilkan jurnal Asset Account pada Opening Balance Equity sebesar harga perolehan.

Setelah selesai input atau import daftar Fixed Asset, lakukan period end untuk periode awal menggunakan ACCURATE untuk menghasilkan jurnal saldo awal Akumulasi Penyusutan secara otomatis.

Kelebihan Bayar(Opervay) dan Memotong Faktur Berikutnya

FILED UNDER  EXISTING CREDIT, LEBIH BAYAR, OVERPAY, PELUNASAN

Saat menerima pelunasan pelanggan ada kemungkinan terjadi kelebihan bayar(overpay), di ACCURATE overpay ini menjadi Existing Credit yang dapat digunakan di pelunasan berikutnya. Lalu bagaimana menggunakan Existing Credit tsb?

Contoh kondisi Overpay : Invoice 14 juta di lunasi 15 juta, sehingga overpay 1 juta.

ACTIVITIES | SALES | SALES RECEIPT

Daftar Pelunasan Pelanggan akan ada informasi bahwa pelunasan tersebut lebih bayar di kolom Overpay, dan kelebihan bayar tersebut belum terpakai terlihat dari Overpay Used masih 0.

LIST | SALES | SALES RECEIPTS.

Overpay untuk memotong faktur berikutnya

Di form pelunasan berikut nya untuk Customer bersangkutan akan ada Existing Credit, yang dapat di digunakan untuk pelunasan faktur berikut nya dengan cara centang pilihan Apply From Credit.

Mengaktifkan Fitur Salesman

Berikut langkah untuk mengaktifkan Fitur Salesman :

1. Setup | Preferences | Feature, centang option Use Salesman. Maka di menu List dan di transaksi Sales Invoice akan ada menu Salesman.

2. List | Others | Salesman, daftarkan nama-nama salesman disini.

3. Untuk membuat Range Komisi Salesman, buat dari List | Others | Commision Range.

4. Setelah buat Commision Range, kembali kita ke List | Others | Salesman, disetiap Salesman, cantumkan Kode komisi yang dikenakan ke Salesman tsb.

5. Jika Kode Komisi yang dibuat dihitung per Item barang, Item-item barang yang kena kode komisi tsb kita kenakan kode komisinya dari List | Items, edit masing-masing item yang dimaksud, di Tab/halaman Commision, isikan dengan Kode Komisi yang sudah dibuat.

Agar Kuantitas & Harga Satuan tampil di Faktur Pajak

FILED UNDER  FAKTUR PAJAK, FAKTUR PAJAK DETAIL, KUANTITAS DAN HARGA SATUAN DI FAKTUR PAJAK

Bagaimana menampilkan faktur pajak berikut informasi Kuantitas(Qty) & Harga Satuan(Unit Price), ACCURATE telah menyediakan template faktur pajak detail yang menampilkan Qty dan Unit Price.

Simak langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Persiapan(Setup) | Rancangan Formulir ( Form Templates), klik NEW | Template
2. Isi Nama Template misal “Faktur Pajak Detail”,
3. Template Type pilih VAT Invoice Local untuk faktur pajak lokal, pilih VAT Invoice Foreign untuk faktur pajak mata uang asing. Misal pilih Vat Invoice Local.
4. Kolom Layout pilih FP Lokal Detail (A4 Form) lalu klik Ok. Simpan faktur pajak detail tsb.
5. Jika template faktur pajak detail ini mau dijadikan default faktur pajak(faktur pajak utama), dari Setup | Form Tempates | Vat Invoice Local, klik kanan dengan mouse di baris Faktur Pajak Detail tsb pilih Set as Default Template.

Laporan Penjualan per Kategori Barang

FILED UNDER  LAPORAN PER KATEGORI BARANG, PENJUALAN PER KATEGORI, SALES PER CATEGORY

Berikut ini langkah-langkah menampilkan laporan penjualan per kategori barang :

1. Report | Index to Reports | Sales Report | Sales by Item.
2. Ditampilan Report Format ke Available Column, double-click folder ITEM | Item Category | Name.
3. Masih di Report Format ke bagian Analysis, centang option Show Report as Analysis Model. Bagian Row Axis pilih Item Category Name, lalu bagian Data Field centang apa saja yang mau ditampilkan, misal Qty, Amount, COGS dan Gross Profit.
4. Jika perlu mengganti judul laporan di Report Format kita ke Headers&Footers | Report Title, ganti judul report.
5. Atur parameter tanggal di Report Format | Column&Filter | Parameter.
6. Klik Ok untuk Preview report. Hasil report jika sudah sesuai dapat di memorize agar berikutnya tidak perlu melakukan modifikasi untuk mendapatkan report tsb, cara nya klik Memorize Report di preview report tsb, beri nama. Untuk berikutnya kita dapat buka dari menu Report | Memorize Report, pilih nama report yang dimaksud.

Menggunakan Overpay sebagian

FILED UNDER  OVERPAY

Sebelum nya ada dibahas mengenai Overpay & Memotong Faktur Berikut nya. Kali ini akan dibahas jika kelebihan bayar(overpay) yang digunakan untuk memotong pelunasan faktur berikut nya hanya sebagian saja.

Contoh : Customer ada overpay 1 juta. Ada dua kondisi kemungkinan alokasi sebagian ke faktur berikutnya :

I. Overpay > dari faktur terhutang berikutnya

Misal faktur berikut nya sebesar 700 ribu maka cara pelunasannya,

1. Pilih Customer lalu pilih Invoice yang akan dilunasi dengan centang kolom Pay.
2. Centang Apply from Credit, Cheque Amount isi 0. Cheque Amount 0 karena tidak ada uang yang masuk ke Kas/Bank yang dipilih, semua di lunasi dengan kelebihan bayar faktur sebelumnya.

Setelah transaksi diatas di Save&Close, maka Overpay Used di Daftar Penerimaan Pelanggan akan terupdate.

II. Faktur dilunasi sebagian dengan Overpay

Misal faktur berikutnya 800 ribu, overpay yang akan digunakan untuk melunasi faktur tsb hanya 500 ribu. Maka berikut ini caranya :

1. Pilih Customer lalu pilih faktur yang akan dilunasi dengan centang kolom Pay.
2. Ganti nilai kolom Payment Amount dibaris faktur yang dipilih sesuai contoh diatas yang semula 800 ribu rubah menjadi 500 ribu.
3. Centang Apply from Credit, Cheque Amount isi 0.

Setelah transaksi diatas di Save&Close, maka Overpay Used di Daftar Penerimaan Pelanggan akan terupdate.