Project

Flow Project Kontraktor

Flow Project Kontraktor (List – Project) :

1. Materials Budget and Price Adj (List | Project | Materials Budget and Price Adj.). Pertama kita menentukan Budget dan Price untuk setiap item barang yang akan di pakai di RAB Project. Budget dan Price yang kita isi disini yang secara default akan digunakan di RAB, namun nanti saat di RAB kita bisa rubah jika diperlukan. Budget and Price yang digunakan saat buat New Project di RAB adalah Budget and Price yang efektif berlaku saat itu di liha dari Efektif Date nya Materials Budget and Price Adj yang berlaku.
2. Labor Cost Adjustment. Standard Cost yang di setting disini akan di gunakan di RAB sesuai Efektif Date, sama seperti Item jika mau dirubah saat di RAB masih bisa.
3. Work Price Analysis (WPA). Membuat Formula untuk setiap pekerjaan(job)
4. Project. Setiap kali ada Project baru kita buat dari Activities | Project | Project. Saat buat Project baru kita menentukan Termin Billing&Progress  dan  RAB project tsb. Saat membuat RAB kita buat New Header terlebih dahulu, setiap Header bisa terdiri dari beberapa Job, kita pilih Job dari List WPA. Perubahan Qty dan Cost Item yang di perlukan setiap Job(WPA) dapat dilakukan di halaman Materials dan Labour Cost di bagian bawah RAB dan otomatis akan mengupdate total Price yang ada di baris Job.
5. Material in Used. Input pengeluaran item barang untuk mengurangi stok dan menambah saldo akun Proyek Dalam Penyelesaian.
6. Expense Payment. Input pengeluaran Biaya Project dan menambah saldo akun Proyek Dalam Penyelesaian.
7. Project Bill. Membuat Billing(tagihan)Project. Mengakui Revenue(Pendapatan) dan COGS(HPP) sesuai termin % Billing dan % Progress yang disetting saat buat Project di halaman General. Cara buat dan cetak tagihan dari Activities | Sales | Sales Invoice, pilih Customer atas Project tsb, lalu pilih Termin yang akan ditagihkan.
8. Project Ending.

Berikut link ini menjelaskan Jurnal-jurnal yang dapat terbentuk dari aktivitas Project

Mengalokasi Biaya Penyusutan Fixed Asset untuk menambah Harga Pokok Proyek Contractor

Jika dalam suatu pengerjaan proyek seperti pembangunan gedung atau pembangunan jembatan ada menggunakan alat berat seperti Dozer, Excavator, atau Truk.  Dimana alat-alat tersebut dicatat sebagai Aktiva Tetap yang di susutkan setiap bulannya secara otomatis saat dilakukan Period End, bila diharapkan nilai penyusutan dari setiap alat ini dapat dialokasikan untuk menambah COGS Proyek yang sedang di kerjakan, maka langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

• Buat Item dengan type Non Persediaan(Non Inventory Part) dari List | Item, klik New.
  

• Pilih Type Item nya “Non Inventory Part” dan isikan No Item dan Nama Item seperti contoh gambar dibawah ini.

Kemudian di bagian tab GL Accounts setting semua akunnya ke dalam akun “Proyek Dalam Proses”, klik Ok.

Bila ada konfirmasi pada gambar dibawah ini, pilih Ok.

• Selanjutnya pembuatan purchase invoice dari Menu Aktivitas | Purchase | Purchase Invoice 

Asumsi untuk proyek nya di kerjakan dalam waktu sebulan dan untuk nilai penyusutan alat berat tiap bulan senilai 1 jt maka penginputannya:

• Pilih nama Vendor misal kita buat nama nya “Vendor Proyek”
• Isi item dengan memilih item “Item Proyek” yang telah di buatkan sebelumnya,
• Kemudian Qty isi 1 dengan Unit Price 1 jt (sebesar nilai penyusutan yang mau di alokasikan ke Proyek).
• Kolom Project pilih dengan Project Contractor yang dimaksud.

Kemudian di bagian tab Expense pilih akun “Biaya Penyusutan” dari Fixed Asset tersebut, lalu isi Amount minus 1 jt (-1.000.000). Jika semua informasinya sudah di isi Save and Close.

Hasil dari transaksi ini akan menambah saldo account Proyek Dalam Proses untuk proyek yang dipilih. Hasil jurnal seperti di tampilan gambar :
 

Pencatatan Project Kontraktor dengan Retensi

Contoh pencatatan pembuatan Project Kontraktor dengan menggunakan Retensi.
Misalnya ada Pembangunan Rumah. Dari Activities | Project | Project :

Setelah muncul tampilan tab GENERAL modul Project, maka isikan :

• Nama Customer
• Accounts yang digunakan untuk penjurnalan otomatis saat mencatat kegiatan di Project.
• Isikan No Project beserta Tanggal Mulai dan Penyelesaian project
• Isi Termin Project seperti contoh dibawah ini :

Progress       Bill
20%              50%
80%              30%
100 %           15%
100 %             5% (Retensi)
Pada tagihan terakhir untuk retensi sebesar 5 %

Setelah pengisian informasi customer di tab General maka sekarang bagaian tab RAB, dimana tab ini untuk mengisikan anggaran dan biaya dari project tersebut :

• Klik Menu Header, untuk satu Header pekerjaan. Contoh dibawah ada 2 Header Pekerjaan.
• Untuk detail pekerjaannya, kita klik menu New Job dan memilih formula pekerjaan(WPA) yang sudah kita buat.

Setelah pengisian RAB selesai, maka untuk tab budget & Quantity otomatis akan merangkum material dan cost dari RAB :


Selanjutnya dalam penginputan project adalah pembuatan Material In Use untuk mengetahui penggunaan barang dan biaya atas project tsb. Dari Menu Aktivitas Project | Material In used :

Kemudian di tampilan Material In Used di isikan barang terpakai :

Untuk pembayaran upah di lakukan melalui Expense Payment:


Untuk selanjutnya adalah pencatatan tagihan, sesuai dengan Payment Schedule yang telah di buat :

Pencatatan tagihan pertama, dari Menu Aktivitas | Project | Project Bill :

Pengisian Project Bill :

• Pilih nama Customer , isikan no invoice
• Pilih nama Project dan pilih termin untuk tagihan pertama
• Maka  akan muncul otomatis data tagihan pertama beserta perhitungan COGS yang otomatis di hitung Accurate.

Untuk Penerimaan Pembayarannya dari Menu AKtivitas | Sales | Sales Receipt :

Perhitungan Jurnalnya di dapat dari :

Jurnal Saat (Progress 20%, Bill 50%) :
(Dr) AR – 519.931,9125(( %Bill x Grand Total RAB ) + PPN
(Cr) PPN- 47.266,54
(Cr) Pendapatan Proyek Di Terima Di Muka – 283.599,22 (AR – Pendapatan Proyek)
(Cr) Pendapatan Proyek – 189.066,15 (%Progress x Grand Total RAB)
(Dr) HPP Proyek (%progress x subtotal RAB)
(Cr) Proyek Dlm Proses (%progress x subtotal RAB)
Untuk pencatatan tagihan ke 2 sama dengan pencatatan tagihan ke 1, hanya perhitungan jurnalnya saja yang berbeda :
Jurnal Saat (Progress 80%, Bill 30%) :
(Dr) AR – 311.959,15 (( %Bill x Grand Total RAB ) + PPN
(Dr) Pendapatan Proyek Di Terima Di Muka – 283.599,22 juta (AR – Pendapatan Proyek)
(Cr) PPN Keluaran – 28.359,92
(Cr) Pendapatan Proyek – 567.198,45 juta ((%Progress – %Progress Sebelumnya) x Grand Total RAB)
(Dr) HPP Proyek ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
(Cr) Proyek Dlm Proses ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
Untuk pencatatan tagihan ke 3
Jurnal Saat (Progress 100%, Bill 15%) :
(Dr) AR – 155.3979,57 ( %Bill x Grand Total RAB ) + PPN
(Cr) PPN- 57.266,54
(Dr) Pendapatan Proyek Di Terima Di Muka – 47.266,54 (AR – Pendapatan Proyek)
(Cr) Pendapatan Proyek – 189.066,15 ((%Progress – %Progress Sebelumnya) x Grand Total RAB)
(Dr) HPP Proyek ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
(Cr) Proyek Dlm Proses ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
Untuk pencatatan tagihan ke 4 (Retensi)
Jurnal Saat (Progress 100%, Bill 5%) :
(Dr) AR – 51.993,19 ( %Bill x Grand Total RAB ) + PPN
(Cr) PPN – 4.726,65
(Cr) Pendapatan Proyek Di Terima Di Muka – 47.266,54 (AR – Pendapatan Proyek)
(Cr) Pendapatan Proyek – 0  ((%Progress – %Progress Sebelumnya) x Grand Total RAB)
(Dr) HPP Proyek ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
(Cr) Proyek Dlm Proses ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
Pencatatan Sales Receipt untuk tagihan terakhir 5% akan dilakukan sesuai dengan masa retensi yang di sepakati sebelumnya, misal 30 hari. Jika dilihat dari ilustrasi ini retensi akan selesai di Desember, maka akan di catat pelunasanya di akhir bulan Desember 2012.

Selanjutnya adalah pencatatan untuk penyelesaian project yang telah di sepakati. Dari Menu AKtivitas | Project | Project Ending :

• Isikan Tanggal dan pilih project yang telah selesai, kemudian isikan keterangannya.

Laporan Project S-Curve

Laporan Project S-Curve menyajikan compare atau perbandingan Budget dengan Actual Cost Project. Sifat laporan ini menampilkan akumulatif Cost sampai dengan setiap tanggal transaksi nya, sehinga didapat informasi berapa total Cost Actual yang sudah dikeluarkan dan berapa Total Budget nya sampai dengan setiap tanggal transaksi nya.

Actual Cost ditampilkan jika ada transaksi dari :

• Material in Used(Activities | Project | Material in used)
• Purchase Invoice dan Purchase Return, yang menggunakan item Non Inventory Part dengan menunjuk ke Project Contractor.
• Expense Payment (Activities | Project |  Expense Payment)

Bagian Budget Amount di s-curve diambil informasinya dari setiap Job sesuai tanggal Start Date nya di RAB Project bersangkutan. Jadi saat kita buat New Project dari Activities | Project | Project, bagian RAB dimana kita memilih setiap pekerjaan, kolom Start Date nya jangan lupa untuk diisi, karena setiap tanggal Start Date pengerjaan Job tsb akan ditampilkan sebagai Budget Amount di laporan s-curve.

Mengalokasikan Penyusutan Fixed Asset per Project

Pada saat Period End secara otomatis ACCURATE akan menghitung penyusutan per masing-masing Fixed Asset yang sudah Anda input di menu List | Fixed Asset | Fixed Asset List.

Jurnal penyusutan Fixed Asset  dapat  dilihat di menu List | General Ledger | Jurnal voucher, filter tanggal di uncheck dan Type nya pilih Depreciation Asset, double-click baris Period End yang sudah dilakukan tadi. Jurnalnya sebagai berikut:

(Dr) Beban penyusutan         xxxxx         -
(cr) Akumulasi Penyusutan          –          xxxx

Apabila ada salah satu Fixed Asset yang sudah disusutkan dan ingin dialokasikan ke Project maka Anda bisa menginput melalui Menu Activities | General Ledger | Journal voucher.
(Dr) Beban penyusutan *)   xxxx         -
(cr) Beban penyusutan             –        xxxx

*) Pada kolom Debit isikan dengan sejumlah nilai yang ingin dialokasikan dan di kolom projectnya isikan dengan nama projectnya.

Jurnal Project Contractor dengan Down Payment

Contoh Payment Schedule dari RAB di Project Contractor seperti pada ilustrasi dibawah ini :
Progress         Bill
0%                     10%
30%                  40%
70%                  30%
100%                25%
100%                  5%
1. Jurnal saat DP (Progress 0%, Bill 10%) :
(Dr) AR – 10 juta (Nilainya 10% dari total proyek 100 juta)
(Cr) Pendapatan Proyek Di Terima Di Muka – 10 juta
2. Jurnal Saat (Progress 30%, Bill 40%) :
(Dr) AR – 36 juta (( %Bill x Grand Total RAB ) – (%Bill x DP ))
(Cr) Pendapatan Proyek Di Terima Di Muka – 6 juta (AR – Pendapatan Proyek)
(Cr) Pendapatan Proyek – 30 juta (%Progress x Grand Total RAB)
(Dr) HPP Proyek (%progress x subtotal RAB)
(Cr) Proyek Dlm Proses (%progress x subtotal RAB)
3. Jurnal Saat (Progress 70%, Bill 30%) :
(Dr) AR – 27 juta (( %Bill x Grand Total RAB ) – (%Bill x DP ))
(Dr) Pendapatan Proyek Di Terima Di Muka – 13 juta (AR – Pendapatan Proyek)
(Cr) Pendapatan Proyek – 40 juta  ((%Progress – %Progress Sebelumnya) x Grand Total RAB)
(Dr) HPP Proyek ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
(Cr) Proyek Dlm Proses ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
4. Jurnal Saat (Progress 100%, Bill 25%) :
(Dr) AR – 22.5 juta  ( %Bill x Grand Total RAB ) – (%Bill x DP )
(Dr) Pendapatan Proyek Di Terima Di Muka – 7.5 juta  (AR – Pendapatan Proyek)
(Cr) Pendapatan Proyek – 30 jt ((%Progress – %Progress Sebelumnya) x Grand Total RAB)
(Dr) HPP Proyek ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
(Cr) Proyek Dlm Proses ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
5. Jurnal Saat (Progress 100%, Bill 5%) :
(Dr) AR – 4.5 juta  ( %Bill x Grand Total RAB ) – (%Bill x DP )
(Cr) Pendapatan Proyek Di Terima Di Muka – 4.5 juta  (AR – Pendapatan Proyek)
(Cr) Pendapatan Proyek – 0 jt ((%Progress – %Progress Sebelumnya) x Grand Total RAB)
(Dr) HPP Proyek ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)
(Cr) Proyek Dlm Proses ((%progress – %progress sebelumnya) x subtotal)

Project Ending

Setelah Billing(tagihan/SI) terakhir, jika proses Project sudah dianggap selesai kita lakukan Project Ending dari Activities | Project | Project Ending.
Project Ending dimaksudkan untuk kita tidak bisa lagi membuat Project Payment atau Material In Use untuk Project tsb karena sudah dianggap selesai.
Pada saat kita lakukan Project Ending, pastikan semua biaya-biaya sudah di alokasikan ke COGS di Sales Invoice/Billing terakhir. Jika setelah dibuat Billing terakhir masih ada Barang atau Biaya yang dikeluarkan dan belum teralokasi di Billing terakhir kita, kemungkinannya waktu kita lakukan Project Ending akan ada konfirmasi seperti contoh berikut ini :
“Warning!!
PDP Amount = -100,000, please check COGS Amount in Invoice(s).”
Dengan ada nya konfirmasi tsb, maka kita diinformasikan bahwa masih ada Cost untuk Proyek yang akan Ending tsb yang belum di alokasikan ke Account COGS(masih teralokasi di account Proyek Dalam Penyelesaian posisi di Neraca), untuk itu sebelum atau sesudah Project Ending, kita ke List | Sales | Sales Invoice, cari Invoice terakhir atas Project tsb, Edit lalu klik button Recalc yang ada di pojok kanan bawah Invoice di field COGS lalu Save&Close.
Bedanya jika kita update COGS di Faktur setelah dilakukan Project Ending, akan di konfirmasi bahwa Project tsb sudah di Ending, apakah akan tetap dilanjutkan, kita pilih Yes.

Jurnal Project Contractor

Posted by fitrin ⋅ 20 January 2011

Berikut  jurnal yang terjadi di modul Project Contractor :
Activities | Project | Material in Use, (sesuai cost keluar barang secara FIFO atau Average):
(Dr)Proyek Dalam Penyelesaian xxx
(Cr)Persediaan  xxx
*) Activities | Project | Expense Payment (Dibuat pada saat mau mencatat pengeluaran biaya Proyek diluar dari Material):
(Dr)Biaya Upah    xxx
(Cr)Kas/Bank      xxx
(Dr)Proyek Dalam Penyelesaian    xxx
(Cr)Biaya Upah    xxx
*)Pada saat Billing dari Activities | Sales |  Sales Invoice :
(Dr)Piutang(A/R) {Sesuai %Billing, %Billing x Grand Total di RAB} xxx
(Cr)Pendapatan Proyek   xxx
(Dr)COGS  {Sesuai % Progress} xxx
(Cr)Proyek Dalam Penyelesaian  xxx
Secara Default yang ditampilkan di field COGS di form SI dibagian bawah adalah sebesar  %Progress x Nilai Subtotal di RAB, namun jika kita klik button Calc disampingnya, maka COGS yang ditampilkan dan diakui adalah sesuai semua pengeluaran untuk Project tsb sd sekarang(Pengeluaran dari Material in Use + Expense Payment).
Di Billing terakhir(SI tagihan terakhir) akan dialokasikan sisa keseluruhan account “Proyek Dalam Penyelesaian” ke account COGS.

Period End

Period End (Video)

Buka video disini…
Penjelasan tentang Period End ada

Akun Default Mata Uang belum di Definisikan

Jika muncul konfirmasi seperti dibawah ini pada saat melakukan Proses Akhir Bulan(Period End) dari Activities | Periodic | Period End :
“Akun default mata uang Realisasi L/R dan Unrealis L/R belum didefinisikan. Lihat “Preferensi” “
Hal ini dikarenakan ada Default Account  yang belum diisi, untuk itu kita bisa cek dari Setup | Preferences | Currency Default Account.  Disana kita bisa pilih masing-masing Currency dan pastikan Default account-account dibawahnya sudah sudah terisi semua. Setelah itu baru kemudian kita lakukan Period End di periode yang dimaksud.

Sudah Period End, ada New FA belum diinput

Jika kita sudah lakukan Period End misal bulan Juni, tapi ada New Fixed Asset yang belum diinput yang tanggal beli dan tanggal pakainya adalah bulan Mei.  Yang harus dilakukan  :
1. Buat Fixed Asset baru tersebut dengan Aquitiotion Date dan Usage Date nya sesuai dengan kapan di beli dan mulai disusutkan.
2. Lakukan Period End ulang untuk bulan Mei  dan bulan Juni (Activities | Periodic | Period End).

Memunculkan Item DP(-1) Di Daftar Barang Yang Digunakan Untuk Mencatat DP Penjualan Dan Pembeli

Apabila Anda baru pertama kali setup awal database, item DP (item dengan nomor -1), tidak muncul di menu Daftar Barang. Bagaimana  cara untuk membuatnya, silahkan ikuti panduan di bawah ini.

• Dari Menu List | Item, lalu klik New.
• Pilih tipe item menjadi Non Inventory Part.
• Isikan pada bagian Item No dengan -1
• Kemudian pada bagian Item Description, isikan Down Payment, lalu klik OK.
• Akan tampil konfirmasi seperti di bawah ini. Silahkan Anda klik OK, agar item DP dapat terbentuk.

Mengetahui IP Address Komputer

Apabila Anda menggunakan ACCURATE dengan lebih dari satu komputer, maka informasi IP address komputer server, serta cara mensettingnya sangat diperlukan. Berikut ini langkah-langkah untuk mengetahui informasi IP address suatu komputer, cara mengetahui 2 komputer atau lebih sudah saling terkoneksi dan juga cara mensetting ip address komputer.

• Untuk mengetahui IP Address suatu komputer caranya dari Start di Windows, klik Run kemudian ketikkan cmd lalu OK.
• Akan tampil layar hitam seperti pada contoh gambar dibawah, kemudian pada kursor yang bergerak ketikkan ipconfig lalu Enter

• Pada layar tsb akan diinformasikan IP address dari komputer Anda, sebagai contoh dari gambar diatas, IP address nya adalah 192.168.1.219
• Selanjutnya, apabila Anda ingin mengetahui satu atau dua komputer apakah sudah ada koneksi jaringan atau belum, langkah-langkahnya sama seperti Anda mengetahui ip address, tetapi yang Anda ketikkan adalah ping “IP dari komputer yang akan Anda tes sudah ada koneksi dengan komputer Anda atau belum”.
• Ketikkan ping (ip address komputer yang dituju). Sebagai contoh dari komputer A, yang ber IP kan 192.168.1.123 ingin mengecek koneksi dengan komputer yang ber IP kan 192.168.1.219, maka format pengetikannya ping 192.168.1.219
• Jika dikonfirm Reply, berarti kondisi 2 komputer tersebut sudah terhubung, tetapi jika dikonfirmasi Request Time Out ataupun Destination Host Unreachable, berarti kedua komputer tersebut belum terhubung. Anda dapat mengecek kabel LAN atau Wireless Anda apakah sudah terhubung dengan benar.

• Selain itu apabila Anda ingin mensetting IP address komputer Anda, maka Anda dapat mensettingnya dari menu Start | Control Panel, lalu pilih Network Connection, selanjutnya pada bagian LAN atau Wireless Network Connections klik kanan pilih Properties, akan muncul tampilan seperti pada gambar, klik pada bagian TCP/IP, lalu dibagian IP address dan Subnet Mask silahkan Anda tentukan. (Untuk proses ini sebaiknya dilakukan oleh bagian IT perusahaan Anda atau yang memahami masalah jaringan).

Cara Mengirimkan Database Kepada Customer Support ACCURATE Via Email.

Pada suatu ketika Customer Support ACCURATE membutuhkan database dari Customer untuk mengecek permasalahan yang dilaporkan. Contohnya permasalahan kerusakan data ataupun hal lain yang memerlukan database agar dapat segera diketahui penyebabnya.
Langkah-langkah apa yang harus Anda lakukan apabila diminta oleh Customer Support untuk mengirimkan database, berikut ini adalah prosedur yang harus Anda lakukan.

• Jika permasalahan tsb bukan kerusakan data, artinya database asli masih dapat dibuka secara normal, silahkan lakukan proses backup. Dari menu File | Backup, kemudian tentukan lokasi tempat dan nama backupnya, lalu klik OK.

• Setelah dikonfirm Sukses, silahkan kompres file GBK hasil backup tadi dengan Winrar atau Winzip. Caranya dari Windows Explorer, Anda menuju lokasi file GBK tsb, lalu klik kanan pilih Add To Archive. Tentukan tipe pilihannya RAR atau ZIP kemudian klik OK. (Dalam kasus data sudah tidak bisa dibuka, dan kita tidak bisa juga melakukan langkah pertama diatas, kita langsung ke Windows Explorer dimana lokasi database ACCURATE berada dan temukan file gdb dan gbk terakhir untuk dapat di zip dan dikirimkan ke Support.)

• Upload file hasil kompres tsb melalui http://www.ziddu.com atau http://www.rapidshare.com. Contoh ilustrasi seperti pada gambar dibawah ini.

• Setelah berhasil, akan dikonfirmasikan link untuk mendownload dan menghapus file tsb. Silahkan informasikan link download dan delete nya dengan mengcopy ke badan email yang akan dikirimkan kepada Customer Support.

• Selanjutnya kirimkan email konfirmasi kepada Customer Support yang berisi informasi permasalahan dan link databasenya.

Catatan : Apabila permasalahan tsb dikarenakan kerusakan database dan alternatif yang telah diinformasikan oleh Customer Support adalah mengirimkan file GDB atau Master Database nya, maka lakukan langkah yang sama dengan cara diatas, tetapi untuk file yang di kompress adalah file GDB asli atau master yang sedang mengalami kerusakan. Selanjutnya kirimkan link download dan delete nya kepada kami setelah berhasil diupload.

Memasukkan Serial Number(SN) Dengan Cara Import dari Excel Pada Item dengan Fitur SN.

Pada ACCURATE versi 4, terdapat fitur untuk Manage Serial Number. Proses input serial number ada yang sifatnya Force (Harus Input SN pada Transaksi) dan ada juga pilihan selain Force, yaitu dengan melepas centangan Force SN pada Tab Inventory Control dari suatu item.
Ilustrasinya seperti gambar dibawah ini. Dalam contoh ini kami sertakan juga transaksi tsb adalah transaksi saldo awal, dengan kuantitas barang sebanyak 10 unit.

Ketika terjadi transaksi masuk, ACCURATE tidak langsung meminta Serial Number dari item tsb. Selanjutnya untuk memasukkan SN dari item tadi melalui file excel, berikut ini langkah-langkahnya.

• Siapkan excel yang akan diimport dengan format seperti pada gambar. Karena jumlah kuantitas barang ada 10 unit, maka isikan jumlah SN sebanyak 10 unit.

• Selanjutnya dari menu utama ACCURATE  Activities | Inventory | Serial Number Transaction Entry, tentukan Transaction Type nya. Karena saldo awal, maka akan membentuk transaksi Inventory Adjustment, silahkan pilih Tipe Transaksi adalah Inventory Adjustment.
• Pada bagian Transaction No, isikan nomor inventory adjustment yang terbentuk dari saldo awal item tsb.
• Pada bagian Item, ACCURATE secara otomatis akan menampilkan item-item yang ada pada inventory adjustment tsb, mulai dari informasi Nomor barang, Nama Barang dan informasi lainnya. Klik pada bagian Kolom Serial Number sehingga akan muncul tampilan seperti pada gambar. Ikuti proses tsb mulai dari langkah 1, 2 dan 3, lalu klik Open dan Extract.

• Setelah klik Extract akan tampil seperti pada gambar dibawah ini. Silahkan Anda klik kanan Delete pada bagian judul kolom, dan mappingkan item no dengan item no dan serial number dengan serial number.

• Setelah selesai, klik Import dan pastikan tampilan seperti pada gambar, kemudian klik OK dan Save and Close.

Allocation For Production Saat Period End/ Flow Manufacture

Di pencatatan manufaktur di kenal Standard Cost dan Actual Cost. Standard Cost diperoleh dari formula produksi untuk membuat suatu produk, sedang Actual Cost adalah biaya real yang dikeluarkan untuk membuat produk tsb. Mengapa beda? karena saat proses produksi ada kemungkinan terjadi penyimpangan(variance) dari formula yang sudah dibuat, baik di pemakaian bahan baku atau biaya overhead.
Seperti informasi di  flow manufaktur di ACCURATE, ACCURATE menggunakan Actual Cost saat :

• Material Release atas pengeluaran Bahan(mengikuti cost FIFO atau Average tergantung metode yang di gunakan data tsb) dan
• Alokasi biaya ke biaya produksi saat Period End 

Pembahasan kali ini tentang alokasi biaya sebagai biaya produksi saat period end. Agar saldo suatu akun biaya dapat dialokasikan ke biaya produksi maka perlu mencentang pilihan “Allocation for Production” seperti pada gambar dibawah ini dari Daftar Akun.

List | Chart of Account, disetiap akun tipe Biaya(Expense) & Biaya Lain(Other Expense).

Dengan begitu biaya-biaya tsb akan muncul berikut dengan saldo periode yang sedang di period end untuk dapat dialokasikan sebagai biaya aktual produksi. Akun-akun biaya tersebut akan ditampilkan di bagian Production Alocation Cost, kolom-kolom yang perlu diketahui disini :

• % Alloc, isi dengan berapa % dari total Biaya periode tsb yang akan di alokasi sebagai Biaya Aktual Produksi.
• Allocated Amount, jika bukan dalam persentase kita juga bisa menentukan langsung berapa nilai yang akan di alokasikan ke biaya aktual produksi.
• Allocate, centang untuk mengalokasikan ke biaya produksi.
• Auto Calc, centang jika diharapkan ACCURATE yang menghitung otomatis distribusi biaya tsb ke masing-masing work order(WO) yang masih outstanding dan menggunakan akun biaya tsb di Conversion Cost nya.

Activities | Periodik | Period End. Tentukan periode dan tahun yang akan di period end.

Gambar dibawah ini contoh jika kita pilih Auto Calc sehingga ACCURATE otomatis mendistribusikan saldo biaya yang dialokasikan ke produksi ke masing-masing WO. Tampilkan dengan cara double-click di baris akun Biaya yang dimaksud.


Perhitungan AUTO CALC
Perlu diketahui WO yang akan mendapat distribusi biaya aktual dari akun biaya yang ada di period end adalah :

1. WO yang masih outstanding sampai dengan periode yang sedang di period end.
2. WO yang Conversion Cost nya menggunakan akun biaya yang sedang dialokasikan di period end.

Cara perhitungannya Auto Calc secara proporsional, dengan contoh diatas dimana WO outstanding hanya dua yaitu WO 1001 dan 1002 maka,
Namun demikian kita masih bisa mengganti manual nilai hasil Auto Calc tsb jika diperlukan, dengan mengganti nilai hasil Auto Calc yang ada di kolom Amount disetiap baris WO di tampilan period end.

REPORT
Alokasi biaya aktual ke masing-masing WO saat period end dapat dilihat hasil nya di Report | Index to Report | Manufacturing Reports | Variant Production By WO, di baris Perio untuk setiap WO nya.

Apa fungsi option “Default” di Bill of Material(BOM)

Saat kita membuat Bill of Material(BOM)/Formula Produksi dari Activities | Manufacture | Bill of Material, dibagian atas form BOM terdapat Option Default. Untuk Bill of Material yang dicentang bagian Default nya, maka BOM/Formula Produksi ini yang akan digunakan saat kita Select SO di form Work Order(WO).
Dimaksudkan jika kita punya lebih dari satu Formula(BOM) untuk satu item Barang Jadi, maka saat kita Select SO dari pesanan Barang Jadi tsb, yang akan otomatis dipakai adalah formula dari Bill of Material yang dicentang bagian Default nya.

Flow Aktivitas Manufaktur

Persiapan penggunaan modul Manufaktur :

1. Aktifkan Fitur Manufaktur dari Setup | Preferences | Feature | Manufacturing Module. Kemudian Lengkapi Production Default Account dari Setup | Preferences | Production Def. Accnt untuk Expense Account, WIP dan Variance Expense.
2. Daftarkan semua item barang Bahan Baku(Raw Material), Bahan Penolong(Subsidiary Material), Barang Setengah Jadi(WIP Material) dan Barang Jadi(Finished Goods Material) dari List | Items.
3. List | Manufactures | Standard Items Cost, Tentukan Standard Cost untuk setiap item barang Raw Material dan Subsidiary Material. Standard Cost ini yang akan membentuk Cost Barang Jadi hasil Produksi memperhatikan Efektif Date yang berlaku juga.
4. List | Manufactures | Conversions Cost. Untuk biaya-biaya yang akan menambah Cost Barang Jadi, seperti Biaya Tenaga Kerja dan Overhead, kita bisa listingkan disini, contoh: Upah Mandor yang account nya kita pilih ke akun Biaya Upah Produksi misal nya.
5. List | Manufactures | Standard Conversions Cost. Tentukan Standard Cost untuk masing-masing Conversion Cost yang akan berkontribusi menentukan Cost Barang Jadi hasil Produksi.
6. List List | Manufactures | Bill of Material(BOM) atau Formula Produksi, Disini kita buat Formula Produksi dari Product-product yang akan di produksi. Formula Produksi terdiri dari Material dan Conversion Cost(jika ada dan mau ditambahkan ke cost Product barang jadi).

Selesai Persiapan, berikutnya pencatatan aktifitas Produksi :

1. Activities | Manufacture | Work Order(WO). Setiap ada pekerjaan untuk membuat suatu produk, kita membuat Surat Perintah Kerja(WO), disini kita tentukan mau membuat Barang apa dengan memilih item dan Formula yang mau dibuat atau Select SO(membuat barang yang dipesan Customer). Jika Select SO otomatis Formula BOM yang diambil adalah Bom Default. Standar Cost yang digunakan by default adalah sesuai Standard Cost yang efektif berlaku saat itu dililhat dari Efektif Date Standard Item dan Conversion Cost, namun saat di WO ini juga kita bisa rubah Formula yang sudah dipilih atau otomatis tampil tsb, baik rubah Qty dan Cost juga Item yang akan digunakan apakah ada yang akan ditambah atau dikurang.
2. Activities | Manufacture | Material Release. Saat ada pengeluaran bahan baku untuk produksi, kita catat di Material Release dengan memilih WO mana yang sedang akan dikeluarkan Bahan Produksi nya untuk menambah saldo account WIP dan memotong stok persediaan bahan. Jurnal yang terbentuk disini (Dr)WIP pada (Cr) Inventory Raw Material, Subsidiary atau akun Persediaan Barang Setengah Jadi.
3. Activities | Manufacture | Product and Material Result. Saat barang sudah selesai di produksi dan akan dimasukkan ke gudang untuk menambah stok Barang Setengah Jadi atau Barang Jadi hasil produksi, kita catat di Product and Material Result. Product and Material Result juga digunakan untuk mencatat pengembalian bahan baku sisa produksi. Jurnal yang terbentuk disini (Dr)Inventory Finish Good atau akun Persediaan Barang Setengah Jadi pada (Cr)WIP.
4. Setiap akhir bulan setelah selesai input semua transaksi di periode tsb, lakukan Period End dari Activities | Periodik | Period End. Disini kita mengalokasikan Biaya-Biaya Actual Produksi, Biaya-biaya Actual yang di alokasikan saat Period End ini berkontribusi menambah WIP Actual(Material Release +Biaya²Actual). yang oleh ACCURATE akan di compare dengan WIP Standard(Product and Material Result) yang variance nya akan di alokasikan ke Variance Expense account. Karena modul Manufaktur ACCURATE menggunakan Standar Cost, berikut ini gambaran kapan Standard dan Actual Cost digunakan dan di alokasikan ke akun WIP.

Share this: